Meer
Publicatiedatum: 26-06-2020

Inhoud

Paragraaf E | Bedrijfsvoering

Inhoud

Paragraaf E | Bedrijfsvoering

Doesburg en haar bedrijfsvoering

In 2019 hebben in de bedrijfsvoering de doorontwikkeling van de organisatie en de digitalisering centraal gestaan. Beiden waren (en zijn) erop gericht om onze dienstverlening aan inwoners, bedrijven en instellingen te verbeteren en te vergemakkelijken. Het motto ‘wij helpen u verder’ is leidend geweest inde stappen die we hebben gezet.


Resultaatsturing, planning & control, financiën

In 2019 is een start gemaakt met de opzet van integrale voortgangsrapportages zodat de stand van zaken van budgetten, projecten en de uitvoering van programmadoelen real time kan worden gevolgd. Vanaf 2020 werken we hiermee.
Verder is een project gestart om grip te krijgen op het traject ‘van inkoop tot factuur’. In 2020 ronden we dit project af.

In dit jaar hebben we een aantal verbeteringen in de administratie doorgevoerd om efficiënter te kunnen werken en is een aantal gewenste functiescheidingen doorgevoerd. Ook is het proces invorderingen onder de loep genomen. Hierbij zijn klanten betrokken. Het proces is aangepast. In 2020 wordt hier de laatste hand aan gelegd.


Informatisering & automatisering

Digitaal werken & dienstverlenen (DWD)
In 2019 zijn we volop doorgegaan met de uitvoering van het programma Digitaal werken & dienstverlenen. Het verbeteren van de dienstverlening aan inwoners, bedrijven en instellingen stond hierin centraal. Belangrijke uitgangspunten hierbij waren dat digitalisering de inwoner ‘verder moet helpen’ en dat de ‘klant het kanaal kiest’.
Behaalde resultaten in 2019 zijn: een nieuwe website met eenvoudig taalgebruik (B1); een gebruiksvriendelijk systeem Meldingen Openbare Ruimte (Fixi); de vereenvoudiging van de aanvraag evenementenvergunningen; een toename van gemakkelijke e-formulieren op de website, de uitbreiding van het portaal ‘Mijn Doesburg’; WhatsAppen met de gemeente; meer online diensten voor ondernemers; het digitaal ondertekenen van brieven en documenten en de invoer van digitale sjablonen. Extra energie is ingezet op de vereenvoudiging en digitalisering van werkprocessen in het sociale domein. Verder is er, zij het minder zichtbaar voor de buitenwereld, doorgewerkt aan het zogenaamde zaakgericht werken en het papierloos werken.
Bij een aantal van deze trajecten zijn de zogenaamde klantreizen doorlopen. In klantreizen denken inwoners mee over een zo gemakkelijk mogelijk werkproces dat hun zo goed mogelijk ‘verder helpt’.

Informatiebeveiliging & privacy
2019 stond in het teken van de voorbereiding op de wet BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). Dit is een gezamenlijk normenkader voor informatiebeveiliging binnen de gehele overheid met meer nadruk op risicomanagement. Bij een uitgevoerde analyse bleek dat Doesburg voldoet aan 66% van de BIO maatregelen. Verder is er een risicoanalyse uitgevoerd zodat we weten waar de grootste risico’s op dit terrein liggen. Hiermee gaan we vanaf 2020 aan de slag.

In 2019 hebben we met de ICT samenwerking in de Achterhoek een nieuw informatieveiligheids-beleid opgesteld waarover in 2020 wordt besloten. In het kader van privacy hebben onze medewerkers trainingen gevolgd.


Communicatie & participatie

Participatie
In 2019 is ingezet op participatie van inwoners bij een aantal trajecten. Dit is bijvoorbeeld gebeurd bij de pilot Omgevingswet Beinum, Naar Buiten in Beinum, Vitale Binnenstad, Duurzaamheid en de toekomstvisie van Doesburg. Er is veelal gewerkt met inwonerbijeenkomsten waar we informatie hebben opgehaald. Andere vormen van participatie waren bijvoorbeeld klankbordgroepen en enquêteren bij de supermarkt.

Inzet instrumenten
Website en B1. De raad heeft in 2017 uitgesproken dat onze communicatie voor iedereen helder en begrijpelijk moet zijn. Daarom is in 2019 de informatie op onze nieuwe website in eenvoudige en prettig leesbare taal (B1 niveau) geschreven. We hebben de B1 aanpak ook gebruikt bij het herschrijven van brieven en beschikkingen in het sociale domein. Deze actie ronden we in 2020 af.

Inzet van social media. In 2019 zijn we steeds vaker gebruik gaan maken van social media zoals Facebook, Twitter, LinkedIn en Instagram. We gebruiken deze media vooral om zelf informatie te verspreiden bijvoorbeeld over de aankondiging van bijeenkomsten. Sinds 2019 monitoren we met OBI4WAN het gebruik van social media door inwoners over bepaalde actuele onderwerpen.

De klant kiest het kanaal! We gaan er in onze communicatie vanuit dat de klant het kanaal kiest. We zorgen ervoor dat de inwoner zijn informatie via diverse kanalen kan vinden (website, Regiobode, social media). We hebben in het afgelopen jaar de verspreiding van papier zoveel mogelijk voorkomen. Maar waar dit nodig was, hebben we een themakrant of folder verspreid.


Personeel & organisatie


Doorontwikkeling van de organisatie
In 2019 heeft de doorontwikkeling van de organisatie formeel zijn beslag gekregen. Vanuit zes integrale teams wordt nu gewerkt aan het reguliere werk en de uitvoering van het collegeprogramma ‘Vol energie’.

Centraal in de doorontwikkeling staat de excellente dienstverlening die we willen leveren aan de stad. In 2019 is het motto ‘wij helpen u verder’ doorgevoerd. Dit betekent dat:

• wij weten wat er speelt en daarop anticiperen;
• wij in mogelijkheden en kansen denken;
• we doen wat we zeggen en zeggen wat we doen;
• onze organisatie en de medewerkers bereikbaar en benaderbaar zijn;
• we vanuit vertrouwen en betrokkenheid handelen;
• we vanuit de menselijke maat handelen.

De teams zijn hiermee aan de slag gegaan om te bepalen wat het betekent om in hun dagelijkse werk hieraan uitvoering te geven. Dit traject loopt door in 2020.

Wet normalisering rechtspositie voor ambtenaren (WNRA)
Eind 2019 zijn alle medewerkers onder de WNRA komen te vallen. Dit moment is gelijk gebruikt om allerlei regelingen te updaten en aan te passen aan de nieuwe rechtspositie.


Externe bezwarencommissie

In 2019 zijn de voorbereidingen gedaan voor het afhandelen van bezwaren door een externe bezwarencommissie. De verordening is hiervoor aangepast en er zijn commissieleden benoemd. De commissie is gestart in februari 2020.