Meer
Publicatiedatum: 17-05-2019

Inhoud

Programma onderdelen

Paragraaf E - Bedrijfsvoering

Paragraaf E | Bedrijfsvoering

De gemeente Doesburg is voortdurend bezig om haar organisatie en de bedrijfsvoering te versterken en hierdoor nog betere resultaten te boeken. Hierbij wordt een integrale aanpak gehanteerd. Hiermee wordt bedoeld dat we er gericht aan werken om de structuur, de systemen, de mensen en de cultuur van onze organisatie in samenhang met elkaar te ontwikkelen. Goede resultaten voor ons bestuur, onze inwoners, ondernemers en andere partijen bereiken we echter niet alleen door onze eigen ambtelijke organisatie voortdurend door te ontwikkelen. Het is daarnaast van belang om de samenwerking met partners om ons heen goed te onderhouden, uit te bouwen en waar nodig nieuw op te bouwen. Hieronder schetsen we belangrijke onderwerpen waar we in 2019-2022 vanuit bedrijfsvoeringoptiek aan werken.

 

Resultaatsturing, planning & control, financiën

We willen als gemeente goed en actueel sturen op belangrijke resultaten die van ons gevraagd worden. Of het nu gaat over de voortgang van belangrijke ambities van raad en college, financiën of onze kwaliteit van dienstverlening. Om inwoners en raad inzicht te geven hoe het inhoudelijk en financieel gezien gaat met het realiseren van de raadsprogramma’s hebben we een begrotingsapp geïntroduceerd. We zullen de komende jaren dit hulpmiddel verder goed doorontwikkelen zodat bestuurders en inwoners hier optimaal gebruik van kunnen maken.

De begrotingsapp is onderdeel van het ICT-systeem Pepperflow die we als gemeente omarmd hebben. Dit systeem biedt mogelijkheden om op veel meer onderwerpen dan ‘alleen’ het raadsprogramma te kunnen sturen. We zijn bijvoorbeeld begonnen om het in te zetten als hulpmiddel om onze belangrijke programma’s en projecten in goede banen te leiden en te sturen. We zullen in met name 2019 en 2020 resultaatsturing met behulp van dit systeem verder uitbouwen.

 

Informatisering & automatisering

Digitaal werken & dienstverlenen

In 2017 is het programma Digitaal werken & dienstverlenen in gang gezet. Dit programma heeft als doel om:

  • de dienstverlening aan inwoners en ondernemers te verbeteren;
  • te zorgen dat we binnen onze organisatie nog een stuk effectiever en efficiënter gaan werken;
  • medewerkers in staat te stellen om hun werk op een zo prettig mogelijke wijze uit te voeren (kwaliteit werkgeverschap);
  • een aantal nieuwe ontwikkelingen die vanuit de Rijksoverheid worden geïnitieerd goed op te pakken.

Voor wat betreft de dienstverlening aan inwoners en ondernemers is ons uitgangspunt dat zij bepalen via welk kanaal zij diensten af willen nemen en met de gemeente communiceren en dat we onze klanten in de gelegenheid stellen zo veel mogelijk (digitaal) hun eigen zaken te regelen. Dat kan via de website, facebook, telefonisch of persoonlijk.

We schrijven niet voor welk kanaal ze moeten kiezen. Dit moet een inwoner zelf bepalen op basis van zijn eigen mogelijkheden en voorkeuren. De ontwikkeling zal er wel op zijn gericht om digitale dienstverlening uit te bouwen. We zullen deze vorm van dienstverlening een wezenlijke impuls geven. Persoonlijke dienstverlening aan de balie zal niet verdwijnen. Ook op dit vlak zullen we kijken naar de wensen van inwoners & ondernemers en zullen komen tot maatwerk (bijvoorbeeld voor wat betreft de openingstijden). De ambitie is verder om er voor te zorgen dat we 'achter de voordeur' onze werkzaamheden digitaal verrichten en afhandelen. Op termijn werken we 'papierloos'.

In de zomer van 2018 is een programmaplan voor Digitaal werken & dienstverlenen vastgesteld. Aan de hand van dit programmaplan wordt in 3 projecten: sociaal domein digitaal, digitale dienstverlening & digitaal samenwerken – concreet invulling gegeven aan deze bestuurlijke ambitie. In dit traject pakken we stap voor stap een dienstverlenend proces op en richten dit proces ‘lean’ en vanuit het perspectief van de klant in.

Dit programma zal in 2019 en 2020 krachtig worden doorgezet.

Informatiebeveiliging & privacy

Informatiebeveiliging is een onderwerp dat structureel op de agenda staat bij de gemeente Doesburg. Voor het derde jaar achtereen doen we mee met de ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). Dit proces van zelfevaluatie, dat door de VNG en de overheid ontwikkeld is, heeft tot doel informatieveiligheid bij gemeenten verder te professionaliseren en te integreren in de gemeentelijke Planning & Control-cyclus. In 2019 actualiseren we ons informatiebeveiligingsplan en geven verder invulling uit de actiepunten van dit plan.

In samenwerking met de gemeenten uit de regio wordt verder geïnvesteerd in de veiligheid van ons digitale infrastructuur. In 2019 zoeken we mogelijk aansluiting landelijke initiatieven als GGI-veilig. Deze dienstverlening vanuit de VNG zorgt actieve beveiliging van het dataverkeer over de bedrijfsnetwerken van gemeenten. Ook zullen we investeren in een structureel bewustwordingsprogramma voor medewerkers van de gemeente op het gebied van Informatiebeveiliging. Dit waarschijnlijk in combinatie met het onderwerp Privacy.  

25 mei 2018 was het moment van de invoering van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Vanaf dat moment moesten ook de gemeenten voldoen aan de nieuwe privacy richtlijnen, gebaseerd op deze Europese verordening. Dit bracht het afgelopen jaar veel extra werk met zich mee om hieraan in de basis te kunnen voldoen. Voor 2019 is het de doelstelling dat de AVG en de privacy richtlijnen structureel geborgd gaan worden in de organisatie. Bovendien voeren we verschillende actiepunten uit die zijn opgenomen in ons implementatieplan AVG.

 

Communicatie & participatie

De gemeente stuurt de gemeenschap en is dienstverlener. De tijd dat alles vanuit het stadhuis werd besloten en gestuurd ligt echter achter ons. We zijn er voor de inwoner en dus moeten we weten wat er in de Doesburgse samenleving leeft en nodig is. Met andere woorden: De buitenwereld moet naar binnen gehaald worden. Dit levert beleid op dat beter past. Hoe doe je dat?

Monitoring ‘weten wat er speelt’

Dit kan enerzijds door goed te monitoren wat er leeft in de samenleving en hier op in te spelen. Inwoners weten de gemeente op vele manieren te bereiken en verwachten ook een snelle en adequate reactie van de gemeente via hetzelfde kanaal. Denk hierbij aan twitter, whatsapp, facebook, instagram, dm’s, etc. Door de inzet van social media kunnen onderwerpen of thema’s opeens flink uitvergroot worden. Dit biedt kansen maar brengt ook risico’s met zich mee. We gaan binnen de ambtelijke organisatie werken met een hulpmiddel om te monitoren wat er leeft onder de bevolking. Dit biedt de mogelijkheid waar nodig snel te reageren, op zaken in te spelen of misschien bij te sturen.

Betrek de buitenwereld

We zijn voornemens om steeds meer gebruik te maken van de kennis en kunde van de buitenwereld, door bijvoorbeeld inwoners actief te betrekken bij beeld- en oordeelsvorming of (beleids)beslissingen. Er zal meer aandacht moeten komen voor burgerparticipatie. In 2018 stellen we vast op welke wijze we hierin vanaf 2019 verder invulling aan gaan geven.

 

Personeel, organisatie en arbeidsomstandigheden

De gemeente Doesburg wil een goede werkgever zijn. Dit willen we onder andere bereiken door medewerkers in staat te stellen goed te presteren. Ze te zien als individuen met eigen expertise, talenten en capaciteiten, die veel verantwoordelijkheid en zelfstandigheid aankunnen. We kiezen er voor om in teams te werken. De ontwikkeling van onze teams blijft een belangrijke opgave.

De HR-functie heeft als opgave om de ontwikkeling van de organisatie zo goed mogelijk te ondersteunen door waar nodig te adviseren en op gezette tijden te voorzien van gedegen managementinformatie.

HR plan

In 2017 is het HR plan vastgesteld. Dit HR plan sluit aan bij de organisatievisie van Doesburg ‘Ruimte voor Ontwikkeling’. In het plan zijn zes pijlers benoemd die verder worden uitgewerkt. Het afgelopen jaar hebben we geïnvesteerd in de uitwerking van twee van deze pijlers:

Het duurzame gesprek: deze gesprekscyclus bestaat uit vier “formelere” momenten en regelmatig korte gesprekken, waardoor er een continue dialoog ontstaat. Het uitgangspunt is dat ieder gesprek een middel is om te bepalen wat de volgende stap is. De meer formele momenten worden gebruikt als aftrap, om te evalueren en om bij te stellen, maar het echte gesprek wordt gevoerd tijdens het werk. De gesprekken zijn zowel gericht op de ontwikkeling van het individu als het team.  Zo hopen we onze medewerkers nog beter te leren kennen en erachter te komen wat zij willen en kunnen. We ondersteunen hen bij het maken van keuzes in hun loopbaan en zorgen ervoor dat zij steeds op de juiste plek in de organisatie zijn. Investeren, inspireren en het bieden van mogelijkheden om het beste uit hun talent te halen. De relatie tussen werkgever en medewerker is cruciaal en vertrouwen is hierbij het uitgangspunt.

Leren & ontwikkelen: voor de medewerkers van de gemeente Doesburg is een (digitaal) ontwikkelcentrum ingericht. In dit ontwikkelcentrum hangen verschillende onderdelen: leren, kennis delen, klussenbank, persoonlijke ontwikkeling, teamontwikkeling en management ontwikkeling. In elk onderdeel kunnen medewerkers tools vinden die ze kunnen helpen bij het opdoen van nieuwe kennis en vaardigheden en gericht op hun eigen ontwikkeling. Maar omdat we er met de inrichting van een ontwikkelcentrum niet zijn, hebben we in het najaar 2018 een ‘week van de ontwikkeling’ georganiseerd. Deze week kan worden gezien als spin off voor doorontwikkeling naar de gewenste organisatiecultuur. Doel van deze week was dat het praten en denken over ontwikkeling bij de medewerkers meer gewoon is geworden (bewustwording) en medewerkers meer actief met hun eigen ontwikkeling bezig zijn (flexibele medewerkers).

Voor de korte termijn is het voor P&O belangrijk om samen met het management de ontwikkelcultuur verder in te bedden in de organisatie en de aandachtspunten rond de borging van de cultuur in beeld te brengen, om daarop gericht vervolgacties te kunnen uitzetten.

Onderdelen HR plan voor 2019

In 2019 moeten de onderdelen Het duurzame gesprek en Leren & ontwikkelen verder worden ingebed in de organisatie. Dat betekent dat managers en medewerkers er actief mee aan de slag gaan en waar nodig onderdelen worden bijgesteld en/of aangevuld. Doordat medewerkers actief met hun ontwikkeling aan de slag gaan, komen naar verwachting in 2019 ook twee andere pijlers uit het HR plan nadrukkelijker in beeld: Loopbaan & mobiliteit en Strategische personeelsplanning.

Het lijkt logisch om op personele ontwikkeling meer te gaan koppelen aan een strategisch personeelsplan en in aanvulling op het ontwikkelcentrum concretere invulling te geven aan loopbaanontwikkeling en mobiliteit. Mogelijkheden voor ontwikkeling kunnen onder andere worden geboden door het actiever aanbieder van meer werk met een tijdelijk karakter (klussen of projecten). Maar gezien de schaalgrootte van Doesburg, is het ook denkbaar om hiervoor ook de samenwerking met andere omliggende gemeenten op te zoeken en bijvoorbeeld de klussenbank uit te breiden met klussen uit de regio.

Een ander onderdeel uit het HR plan dat nadrukkelijk in beeld komt is ‘belonen’. Nu ingezet wordt op een HR cyclus waarin meer aandacht is voor zowel individuele als teamontwikkeling, zullen we tevens na moeten denken hoe we hiermee om willen gaan in het kader van beloning. Niet alleen is het beloningsbeleid enigszins verouderd, vanuit de nieuwe HR cyclus zal de vraag ontstaan of er bijvoorbeeld naast een individuele beloning ook een teambeloning komt. En hoe willen we dan omgaan met beloning van de individuele medewerker?

Modernisering van ons  beleid, beloningsbeleid en ontwikkelbeleid zijn instrumenten om goed personeel te behouden en nieuwe mensen aan te trekken en aan ons te binden. Dit om het op kwaliteit houden van de ambtelijke organisatie in een zeer lastige arbeidsmarkt te borgen. 

Andere belangrijke thema’s voor 2019

Wet normalisering rechtpositie voor ambtenaren (Wnra)

Op 1 januari 2020 treedt de Wnra in werking. Vanaf dat moment vallen de ambtelijk medewerkers onder het civiele arbeidsrecht en is het Burgerlijk Wetboek van toepassing. Dit houdt in dat er aanpassingen moeten plaatsvinden om op 1 januari 2020 Wnra-proof te zijn. De ambtelijk medewerkers houden wel de speciale status van ambtenaar. P&O bereidt in 2018 en 2019 de implementatie van de Wnra voor. Dit met als doel om de gevolgen van de invoering van de Wnra in de gemeente Doesburg zo goed mogelijk in kaart te brengen en de implementatie naar de nieuwe situatie soepel en tijdig te laten verlopen.

Integriteit

Integer handelen moet de basishouding zijn van iedere ambtenaar! Dat is niet voor niets. Gemeenten werken met publieke middelen, hebben op verschillende terreinen een monopolypositie en besturen de lokale gemeenschap. Dat brengt verplichtingen met zich mee. Dat doen we in een tijdperk waarin maatschappelijk gezien (semi-)overheidsinstellingen in de het blikpunt van de belangstelling staan.

In onze regelingen en gedragscodes geven we aan hoe we verwachten dat bestuurders en ambtenaren zich gedragen. Het zijn slechts hulpmiddelen. Integriteit is een kwestie een bewustwording, mentaliteit en de juiste houding. Integriteit mag geen dode letter zijn en wij geven er een pragmatische invulling aan. Het krijgt bijvoorbeeld de gewenste aandacht bij aanbestedingstrajecten en tijdens de gesprekscyclus.

In 2019 zetten we Integriteit opnieuw op de kaart. Niet alleen richten we er in ons ontwikkelcentrum een leerlijn voor nieuwe medewerkers op in. We zullen dit thema vanaf nu jaarlijks terug laten keren door ook voor alle zittende medewerkers activiteiten te ontwikkelen en deze op te nemen in het ontwikkelcentrum.

 

Inkoop

Belangrijk streven vanuit de inkoopfunctie blijft het op peil houden van de professionaliteit van de inkoopprocessen. Hiervoor zijn verschillende hulpmiddelen beschikbaar, zoals het inkooploket op Intranet voor medewerkers en een digitaal inkoopplatform. Door het geven van trainingen, workshops en ondersteuning bij aanbestedingen zal de inkoopprofessionaliteit van onze medewerkers op peil worden gehouden. In onze inkooptrajecten zal nadrukkelijk aandacht worden besteed aan Maatschapplijk aan verantwoord Inkopen (duurzaamheid, circulaire economie en Social Return on Investment (SRoI).