De gemeente Doesburg is voortdurend bezig om haar organisatie en de bedrijfsvoering te versterken om samen met de collega’s nog betere resultaten te boeken voor de stad, zijn inwoners, bedrijven en instellingen. We weten wat er binnen en buiten de organisatie speelt. We adviseren, ondersteunen en werken integraal samen met onze collega’s en hun opgaven voor Doesburg. Ook zoeken we actief de samenwerking op met collega’s in de regio omdat we niet alles alleen kunnen oplossen. We werken vanuit het gedachtengoed van de Doesburgse dienstverleningsprincipes
Om dit waar te kunnen maken, richt Bedrijfsvoering zich vanaf 2021 op drie hoofdthema’s: de doorontwikkeling van de organisatiecultuur, beheer en processen op orde en de versterking van het integraal adviseren. Deze thema’s zijn gelijk aan die van vorig jaar. De coronaperiode in 2020 heeft een aantal zaken vertraagd.
Financiën, planning en control
We willen als gemeente goed en actueel sturen op belangrijke resultaten die van ons gevraagd worden. Of het nu gaat over de voortgang van belangrijke ambities van raad en college, financiën of onze kwaliteit van dienstverlening. Het systeem Pepperflow en de begrotingsapp zijn de afgelopen periode verder ingebed qua gebruik. In het komende jaar staan de regie van de P&C cyclus en het verbeteren van de financieel-administratieve processen op de agenda. De verplichtingenadministratie wordt gekoppeld aan het inkoopproces in de organisatie zodat het proces van inkoop tot en met factuur helder en inzichtelijk wordt en hierop beter kan worden gestuurd.
Informatisering & automatisering
Informatiebeleid
Het programma Digitaal Werken en Diensten verlenen is in 2020 afgerond. Hiermee hebben we een fikse sprong vooruit gemaakt in onze digitale dienstverlening aan inwoners, instellingen en bedrijven. Met de uitvoering van het in 2020 vastgestelde informatiebeleid, willen we de behaalde resultaten uit het DWD project blijven leveren en blijven we voldoen aan wettelijke verplichtingen. De speerpunten voor de komende jaren zijn:
• het voldoen aan de wettelijke verplichtingen;
• het verder borgen van de onderwerpen die in het Digitaal Werken en Diensten verlenen project (DWD) zijn gestart.
Concreet betekent dit dat wij aan de slag gaan met:
• het borgen en waar mogelijk inzetten van meer e-diensten en e-formulieren bij onze dienstverlening;
• het toetsen op transparantie en toegankelijkheid van onze digitale informatie en het verbeteren ervan;
• het verder inbedden van zaakgericht werken en het digitaliseren van onderdelen van onze archieven;
• het bepalen hoe wij verder gaan met datagericht werken en het inrichten van een e-depot;
• het blijven verbeteren van interne werkprocessen.
Automatisering
De ontwikkelingen op het ICT terrein en de uitvoering van de speerpunten van het I&A beleid, vragen om technische aanpassingen in de infrastructuur en kantoorautomatisering. We voeren het goede gebruik van Office 0365 verder in en gaan verder met de digitalisering van werkprocessen. Op het ICT terrein werken we nauw samen in de regio. We proberen zoveel mogelijk aanpassingen gezamenlijk op te pakken en waar mogelijk gebruik te maken van dezelfde applicaties.
Personeel & organisatie
Onze organisatie blijft in ontwikkeling. De afgelopen periode heeft de focus vooral op de structuur gelegen. In de komende periode verleggen we deze verder naar de doorontwikkeling van onze teams en medewerkers. En naar het verkrijgen en behouden van een stabiel en goed toegerust personeelsbestand. Onze grootste opgave is en blijft het in stand houden van een ambtelijk apparaat dat steeds in staat is om de opgaven voor de stad uit te voeren. Dit geldt ook voor het werken aan een toekomstbestendige dienstverlening. Doesburg wil hierbij een aantrekkelijke werkgever zijn. Een werkgever bij wie (jonge) talenten de kans hebben zich te blijven ontplooien.
Binnenkort neemt Doesburg een besluit over haar toekomstvisie. De visie helpt bij het maken van inhoudelijke keuzes voor de stad. En bij het aanbrengen van een focus in en waardevermeerdering van onze regionale samenwerking. Besluiten hierover dwingen ons na te denken over de organisatie van ons eigen werk en wat er nodig is om dit op een goede manier uit te voeren.
De Coronaperiode leert ons dat plaats- en tijdonafhankelijk werken een grotere rol in kan nemen dan in het pré-Corona tijdperk. In de komende periode ontwikkelen wij deze manier van werk verder door.
We passen ons HR beleid aan en leggen hierin de accenten op:
- de doorontwikkeling van de teams en samenwerking tussen teams;
- verandering van rollen en werk door andere vormen van samenwerking in de regio;
- plaats- en tijdonafhankelijk (samen) werken en huisvesten;
- mobiliteit (in- en doorstroom) van medewerkers;
- een opleidingsplan waarmee de doorontwikkeling van de organisatie en de uitvoering van het HR beleid gestalte krijgen.
Communicatie
Communicatie sluit steeds nauw aan bij alle belangrijke projecten, ontwikkeling van beleid en de uitvoering. Het team communicatie adviseert hierbij over alle communicatieve aspecten van informatievoorziening tot en met participatie van inwoners. De communicatieadviseurs zijn in te zetten als sparringpartner voor de beleidsmedewerkers en houden hierbij de inwoner steeds in het vizier. Communicatie adviseert over de juiste wijze van benadering van de inwoner en ondersteunt waar mogelijk in de uitvoering. Social media spelen hierbij een belangrijke rol.
Er is een tijdelijke derde communicatieadviseur aangesteld voor de energietransitie, een van de kernprojecten van de komende periode.
Ook in 2021 sluit communicatie goed aan bij de verdere digitalisering van de dienstverlening en de communicatie hierover naar interne en externe gebruikers.
Verder werkt communicatie, samen met de collega’s, aan heldere, begrijpelijke communicatie naar inwoners, bedrijven en instellingen en het helder en begrijpelijk houden ervan. Dit is bijvoorbeeld te merken aan het zogenaamde B1 taalgebruik op de website en het project waarin standaard brieven worden aangepast en medewerkers (opnieuw) worden getraind.
Juridische Zaken
Naast de reguliere werkzaamheden van advisering, ondersteuning en de be- /afhandeling van bezwaar en beroep, blijft in 2021 het accent te liggen op juridische kwaliteit. We gaan verder met de informele aanpak bij de mogelijke bezwaarschriften. Door het vroegtijdig persoonlijk benaderen van inwoners of ondernemers die het niet eens zijn met besluiten, proberen we escalatie te voorkomen met behoud van de relatie. Verder gaan we in het laatste kwartaal van 2021 het functioneren van de bezwarencommissie voor het eerst evalueren. Ook gaan we vaker georganiseerd in gesprek met de medewerkers over juridische ontwikkelingen en zullen we workshops organiseren over een aantal juridische onderwerpen waarmee we de basiskennis willen versterken in de organisatie.
Inkoop
Belangrijk streven binnen de gemeente blijft het rechtmatig en doelmatig aanbesteden en inkopen. Dit doen we door begeleiding en advisering bij inkooptrajecten en het verder grip krijgen op en het optimaliseren van ons inkoopproces en contractbeheer. In 2020 zijn we daarom gestart met contractmanagement in het Sociaal Domein. Sinds 2020 is ook het inkoopadvies binnen Doesburg zelf belegd met behoud van de samenwerking in de regio. De inkoopprofessionaliteit houden we op orde door het geven van (digitale) trainingen.
Gemeentelijk Vastgoed
In 2020 is de Strategische koers Vastgoed vastgesteld en is op basis daarvan het MJOP (Meerjarenonderhoudsplan) voor de periode 2021-2030 vastgesteld. Vanaf 2021 wordt het beheer en onderhoud conform dit MJOP planmatig uitgevoerd. Daarnaast werken we verder aan het optimaal en multifunctioneel gebruik van onze gebouwen en maken we goede huurafspraken met de gebruikers conform het huurprijsbeleid. In 2021 werken we ook verder aan het professionaliseren van het vastgoedbeheer met efficiëntere contracten door bijvoorbeeld bij aanbestedingen ‘werk met werk’ te maken in zowel klein en groot onderhoud.
Gegevens
Personeel
In 2021 bedraagt de omvang van het aantal fte 90,57. De loonsom voor het ambtelijk apparaat bedraagt € 7.151.977. De uitbreiding ten opzichte van 2020 wordt onder andere veroorzaakt door de extra (tijdelijke) inzet voor de energietransitie en financieel adviseur en inkoopcontractmanagement bij het sociale domein. In dit bedrag zit tevens bedragen als het stagebudget en personele zorg.
Inhuur derden
Het streven is voor maximaal 15% van de loonsom in te huren. We merken jaarlijks, ondanks de strakke sturing erop, dat er een toenemende druk is op het percentage inhuur. Oorzaken hiervan zijn de toename van complexe vraagstukken die op onze gemeente afkomen en steeds vaker vragen om de inhuur van specialistische kennis. Ook worden wij geconfronteerd met schaarste in bepaalde segmenten op de arbeidsmarkt waardoor bepaalde vacatures niet zomaar te vervullen zijn.
Kosten automatisering
De jaarlijkse kosten voor automatisering bedragen € 1.039.374 Het gaat dan om de dienstverleningsovereenkomst met Doetinchem, software, licensies, verstrekking van devices en onderhoud. In 2021 maken we nog gebruik van het restant van de reserve inhuur digitaal werken. We zullen enige externe expertise nodig hebben voor het verder inbedden van onderwerpen uit het in 2020 afgeronde DWD project. Denk hierbij aan e-diensten, het zaakgerichte werken en het e-depot.
In 2020 is een aantal ICT zaken qua uitrol iets vertraagd door Corona waardoor de structurele lasten van wat later ingevoerde applicaties zich iets later voordoen. In 2021 kijken wij opnieuw kritisch naar het gebruik van het ICT budget zoals we dat ook in 2020 hebben gedaan.
Huisvestingskosten
De netto kosten voor de huisvesting van het ambtelijk apparaat bedragen € 631.300. Het gaat hierbij om de gebouwen Stadhuis, de Stadswerf en de Linie 4.
Budgetten raad, griffie, rekenkamer en accountant
De jaarlijkse kosten voor de diverse onderdelen bedragen:
• Raad- en raadscommissies : € 253.000
• Griffie : € 90.000
• Rekenkamer : € 7.000
• Accountant : € 38.300 (+€18.000)
De kosten voor de accountant zijn vanaf 2021 realistisch begroot en op basis van een recente aanbesteding. Het realistisch begrote bedrag wordt pas zichtbaar na toevoeging van de middelen vanuit de integrale afweging.