Doesburg en haar bedrijfsvoering
In 2020 hebben in de bedrijfsvoering de digitalisering en het verder op orde krijgen van de basis centraal gestaan. De digitalisering was vooral gericht op het verbeteren en vergemakkelijken van onze dienstverlening aan inwoners, bedrijven en instellingen. Het verder op orde krijgen van de basis is voor ons een noodzakelijke voorwaarde een goed functionerende bedrijfsvoering, die de uitvoering van de primaire processen goed moet ondersteunen en versterken. Het motto ‘wij helpen u verder’ was leidend in de stappen die we hebben gezet.
Resultaatsturing, planning & control, financiën
Vanaf 2020 is gewerkt met de integrale voortgangsrapportages zodat de stand van zaken van budgetten, projecten en de uitvoering van programmadoelen real time kunnen worden gevolgd. Het in 2019 gestarte project ‘grip op het traject ‘van inkoop tot factuur’ is vertraagd door Corona. Dit ronden we 2021 af.
In 2020 is de laatste hand gelegd aan het verbetertraject Digitalisering Financiën. In een aantal administratieve processen worden nu dubbele handelingen voorkomen en zaken beter geregistreerd. De medewerkers hebben trainingen gevolgd om zich de vernieuwingen eigen te maken.
In 2020 is het jaarrekening proces onder de loep genomen. Het proces is aangepast samen met de budgethouders en budgetbeheerders. De jaarrekening 2020 is opgesteld volgens de vernieuwde werkwijze waarbij de budgethouders in een strakkere regierol zitten en de stukken integraler worden opgesteld.
Informatisering & automatisering
Digitaal werken & dienstverlenen (DWD)
Het project DWD is in 2020 afgerond. Behaalde resultaten zijn in de raad gepresenteerd. In 2020 is gewerkt aan onder meer de digitalisering van werkprocessen in het sociaal domein. Hierin is meteen het werkproces Tozo meegenomen. Ook is er een app in gebruik genomen voor communicatie met de werkzoekenden. Verder is er een aantal koppelingen gerealiseerd tussen diverse applicaties en ons archiefsysteem zodat we meer en beter grip hebben op het vernietigen, bewaren en overdragen van archiefbescheiden, zoals de cliënt- en bouwdossiers.
In 2020 zijn we ook begonnen om onze kantoorautomatisering te verplaatsen naar de Cloud. Onze kantoor software is omgezet naar Office 365. Bij de opkomst van het Corona virus hebben nieuwe toepassingen zoals als de app Teams in combinatie met thuiswerk-apparatuur ervoor gezorgd dat we vrijwel meteen in staat waren onze werkzaamheden en bijvoorbeeld de raadsvergaderingen plaats onafhankelijk voort te zetten. In 2021 gaan we verder met uitrol en inrichting van Office 365 voor gemeentebreed gebruik.
Tenslotte zijn voorbereidingen getroffen om op termijn een deel van het papieren archief over te dragen naar een digitaal archief (eDepot). Het SALD heeft laten onderzoeken wat er gedaan moet worden om archiefbescheiden over te kunnen brengen naar een digitaal archief (eDepot). De uitkomst wordt in 2021 verwerkt in een implementatieplan voor de komende jaren.
Informatiebeveiliging & privacy
Informatiebeveiliging is in 2020 veelvuldig in het nieuws is geweest. Denk b.v. aan de hack bij de gemeente Hof van Twente, die de dienstverlening aan de burgers tijdelijk plat heeft gelegd. Ook in Doesburg zijn het afgelopen jaar weer pogingen gedaan om onze informatievoorziening te verstoren. Gelukkig zijn deze pogingen tijdig gesignaleerd en hebben ze geen schade kunnen veroorzaken. Afgelopen jaar is besloten om onze ICT-omgeving continue te gaan scannen op schadelijke invloeden van kwaadwillenden. Hiervoor is een speciale dienst aangeschaft vanuit de VNG. Om een mogelijke cyber-crisis in de komende jaren goed te kunnen managen, zijn we begonnen met het opstellen van een crisisplan dat we kunnen gebruiken in geval van een cyberaanval. Ook is een start gemaakt met de inrichting van een systeem waarin allerlei gegevens vastgelegd worden rondom informatiebevei-liging en privacy.
In 2020 hebben we regelmatig intern aandacht besteed aan onderwerpen die met informatieveiligheid en privacy te maken hebben. Vanuit onze organisatie zijn er 11 veiligheidsincidenten gemeld. In één situatie was gezien de aard van de informatie en het incident noodzakelijk om de Autoriteit Persoonsgegevens te informeren.
Ook werden er dit jaar weer veel verwerkersovereenkomsten afgesloten met partijen waarmee we als gemeente samenwerken en informatie uitwisselen. Voor een aantal wijzigingen in onze systemen is een z.g. privacy-analyse uitgevoerd om de risico's in beeld te brengen. We merken dat er meer tijd nodig is dan voorheen om informatieveiligheid in goede banen te leiden en ons vanuit de gemeente goed te kunnen verantwoorden.
Communicatie & participatie
In 2020 is bij alle (nieuwe) projecten aandacht geweest voor inwonerparticipatie, bijvoorbeeld bij Omgevingsplan Molenveld De Ooi, Vitale Binnenstad, Duurzaamheid. Er waren inwoners of betrokken partners die zitting namen in de projectgroep of werkgroep.
Naast de bestaande communicatieactiviteiten is er vooral heel veel inzet geweest op communicatie / voorlichting rondom Corona en de 1,5 meter samenleving onder de noemer Goed Thuis in Doesburg. Hierbij was steeds volop aandacht voor de verschillende, getroffen doelgroepen. Het jaar 2021 staat in het teken van meer aandacht voor strategische communicatie bij projecten.
Personeel & Organisatie
In 2020 is door de corona-crisis het accent bij P&O komen te liggen op het ondersteunen en faciliteren van het flexibel werken. P&O heeft een regeling uitgevoerd waardoor medewerkers een bijdrage konden krijgen in de aanschaf van Arbo-proof thuiswerkplek.r.
Het plaats- en tijdonafhankelijk werken hebben we ook op het mentale vlak ondersteund. Deze werkwijze, die ook na Corona belangrijk blijft, vraagt om flexibiliteit, sturen op resultaat, eigen verantwoordelijkheid, vertrouwen en de mogelijkheid en vrijheid (binnen kaders) voor medewerkers om te beslissen waar en wanneer ze hun werk verrichten. We hebben aan deze aspecten in een aantal digitale trainingen aandacht gegeven. Ook heeft P&O het voortouw genomen om een aantal activiteiten te organiseren waarmee we de betrokkenheid van medewerkers bij de organisatie en het werk in Coronatijd hebben willen stimuleren.
In 2020 zijn we aan de slag gegaan met de voorbereiding van een vervolgstap in onze organisatieontwikkeling. Hierbij staat de vraag ‘hoe helpen we u én elkaar verder’ centraal. De organisatieontwikkeling zien we als een continu proces waarover je regelmatig met elkaar in gesprek gaat, reflecteert en waarin je samen blijft leren.
Integriteit
Jaarlijks ontvangt de gemeentesecretaris van de externe vertrouwenspersonen een jaarverslag Integriteit en dit deelt dit met de Portefeuillehouder P&O.
In ons Personeelshandboek en onze gedragscode geven we aan hoe we verwachten dat bestuurders en medewerkers zich gedragen. Het zijn slechts hulpmiddelen. Integriteit is een kwestie van bewustwording, mentaliteit en de juiste houding. Daarom is ook in 2020 in de leerlijn voor nieuwe medewerkers (de digitale onboarding) een basistraining opgenomen over dit thema. In deze training leert een medewerker alles over ambtelijke integriteit en hoe je dat in de praktijk brengt. Dit met als doel het integriteitsbewustzijn te bevorderen. Want integer handelen moet de basishouding zijn van iedere medewerker. Integriteit is een belangrijk onderwerp in onze gemeente. Onze medewerkers dienen op de hoogte zijn van de manier waarop we in Doesburg om gaan met integriteit. Integriteit gaat over houding en gedrag. Leren, innoveren en samenwerken staan centraal in ons werken. Ook op het gebied van integriteit zijn deze waarden belangrijk. De relatie met onze inwoners, ondernemers en gasten is gebaseerd op vertrouwen en dit moeten wij verdienen. Dit doen wij onder andere door het goede gesprek met elkaar aan te gaan. Voor zittende medewerkers maakt dit thema deel uit van de gesprekscyclus.
In 2020 is de externe commissie bezwaarschriften van start gegaan. Commissie en organisatie hebben in het eerste jaar gezamenlijk ingezet op het goed afstemmen van het proces en inbedden van rollen. De raad ontvangt in 2021 het eerste evaluatieverslag van de bezwaarschriftencommissie ter informatie.
In het laatste kwartaal van 2020 is gestart met maken van een juridisch kwaliteitsplan. Dit wordt afgerond in het voorjaar van 2021. Tegelijkertijd is er concreet al een aantal acties opgestart zoals de kennisoverdracht over wetswijzigingen en het meer aan de voorkant instappen in projecten en adviestrajecten door juridische zaken.
Inkoop
In 2020 lag het accent op het op peil houden van de professionaliteit. Er is een digitale training gegeven aan de medewerkers over inkoop. Deze blijft voor nieuwe medewerkers beschikbaar. Het werkproces van inkoop tot factuur heeft helaas vertraging opgelopen door Corona en wordt zo snel mogelijk in 2021 afgerond. De bedoeling in 2020 was ook om inkoopadvies in meer trajecten aan de voorkant te betrekken. Dit is in ruime mate gebeurd.
Vastgoed
In 2020 heeft de gemeenteraad de Strategische Koers Vastgoed vastgesteld. We zijn meteen gestart om de koers te vertalen in een uitvoeringsplan dat in het voorjaar van 2021 in de raad voor ligt. We zijn door gegaan met het op orde brengen van het vastgoedbeheer en de vastgoedadministratie. We hebben het overleg geïntensiveerd met de gebruikers van onze panden en partijen die groot en klein onderhoud uitvoeren en nieuwe en heldere afspraken gemaakt of bestaande afspraken bekrachtigd. In 2021 vertalen we de uitgangspunten van de koers verder in onze manier van vastgoed beheren.
In de vastgoed begroting hebben we wijzigingen doorgevoerd waardoor het verschil tussen wat uit de voorziening Vastgoed en wat uit de exploitatie moet worden betaald, inzichtelijk is geworden. Volgens die indeling wordt nu gewerkt.
Tot slot zijn we in 2020 gestart met het voorbereiden van de Europese aanbesteding ‘professioneel vastgoedbeheer. In 2021 selecteren we de partij waarmee we de komende drie jaar aan de slag gaan.