De gemeente Doesburg is voortdurend bezig om haar organisatie en de bedrijfsvoering te versterken om samen met de collega’s nog betere resultaten te boeken voor de stad, zijn inwoners, bedrijven en instellingen. We weten wat er binnen en buiten de organisatie speelt. We adviseren, ondersteunen en werken integraal samen met onze collega’s en hun opgaven voor Doesburg. Ook zoeken we actief de samenwerking op met collega’s in de regio omdat we niet alles alleen kunnen oplossen.
We werken vanuit het gedachtengoed van de Doesburgse dienstverleningsprincipes. Om dit waar te kunnen maken, richten de clusters van het team Bedrijfsvoering zich vanaf 2020 en verder in hun werk op drie hoofdthema’s:
- Doorontwikkeling van de organisatiecultuur;
- Beheer en processen op orde;
- Versterking van integraal adviseren.
Financiën, planning & control
We willen als gemeente goed en actueel sturen op belangrijke resultaten die van ons gevraagd worden. Of het nu gaat over de voortgang van belangrijke ambities van raad en college, financiën of onze kwaliteit van dienstverlening. Het systeem Pepperflow en de begrotingsapp zijn de afgelopen periode verder ingebed qua gebruik. In het komende jaar staan de regie van de P&C cyclus, het verstrekken van periodieke rapportages en het goed in gebruik nemen van een verplichtingenadministratie op de agenda. De verplichtingenadministratie wordt gekoppeld aan het inkoopproces in de organisatie, zodat het proces van inkoop tot en met factuur helder en inzichtelijk wordt en hierop beter kan worden gestuurd.
Het programma Digitaal Werken & Dienstverlenen (DWD)
In 2020 wordt het programma DWD voortgezet. Met de uitvoering van dit programma willen we:
- De dienstverlening aan inwoners en ondernemers sterk verbeteren (excellente dienstverlening);
- De interne dienstverlening effectiever en efficiënter inrichten (excellente interne dienstverlening);
-
Een aantal (verplichte) digitale landelijke ontwikkelingen voor onze medewerkers mogelijk maken.
Uitgangspunt bij de dienstverlening aan inwoners en ondernemers is dat zij zelf bepalen via welk kanaal zij diensten af willen nemen en met de gemeente willen communiceren. We werken eraan om onze klanten in de gelegenheid te stellen zo veel mogelijk (digitaal) hun eigen zaken te regelen. Dat kan via de website, facebook, telefonisch of persoonlijk.
Maar in dit programma gaat het niet alleen om de digitale dienstverlening aan de kant van inwoners en ondernemers. Het gaat ook om de digitalisering van werkprocessen aan de achterkant (werkprocessen in de organisatie). Door ook hier aandacht aan te besteden, werken we aan het efficiënter afhandelen van (aan)vragen van inwoners en het inzichtelijk maken van die afhandeling. Door deze werkprocessen te digitaliseren is het ook mogelijk om analoge archieven te vervangen door digitale, zodat papierloos werken de standaard kan worden.
In het afgelopen jaar is vooral gewerkt aan het leggen van de basis voor voorzieningen (het fundament). In 2020 maken we in ieder geval de zaken af die we zijn begonnen. Denk hierbij aan de het invorderingsproces van gemeentelijke belastingen en het verfijnen van proces Meldingen Openbare Ruimte in Fixi en de website. Verder gaan we aan de slag met het goed inrichten en gebruiken van applicaties in het sociale domein, de inrichting van de PIP Mijn Zorg, de uitrol van het digitaal ondertekenen, de verbetering van werkprocessen WMO en het aanvraagproces voor evenementenvergunningen. Ook wordt de software van de kantoorautomatisering vervangen voor een moderne variant (Office 365).
Informatiebeveiliging & privacy
Informatiebeveiliging is een onderwerp dat inmiddels structureel op de agenda staat bij de gemeente Doesburg. We gaan de komende periode aan de slag met de implementatie van de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). Dit is de nieuwe norm van de overheid BIG vervangt. We willen informatiebeveiliging en privacy integreren in de Planning & Control-cyclus van de gemeente. Ook gaan we werken het verder inbedden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in de organisatie. In 2019 is een rapportage opgeleverd van de Functionaris Gegevensbescherming (FG). Haar aanbevelingen om te werken aan het concreet beleggen van privacytaken bij medewerkers in de organisatie en de bewustwording te vergroten, worden opgevolgd en staan voor 2020 op de agenda.
Personeel & organisatie
In 2019 heeft de gemeente Doesburg zich doorontwikkeld naar een andere organisatievorm. Een vorm die integraal en resultaatgericht werken ondersteunt. We werken met resultaatverantwoordelijke teams met meewerkende teamleiders. Dat maakt dat de besliskracht laag in de organisatie komt te liggen. Voor medewerkers betekent dit meer regelruimte voor het eigen werk. Als organisatie willen wij ons onderscheiden door een excellente dienstverlening richting burger en bedrijven. Excellente dienstverlening zit echter niet alleen in systemen en processen maar juist ook in cultuur, houding en gedrag.
P&O besteedt aandacht aan de verdere doorontwikkeling van de cultuur van de organisatie met de leidende principes voor excellente dienstverlening en de begrippen integraliteit (intern en extern) en leiderschap. Het creëren van een open cultuur waardoor medewerkers van elkaar leren, samenwerken, verbeterideeën aandragen en hiermee aan de slag gaan. Daarnaast draagt P&O bij aan het organiseren van dienend leiderschap door het optimaal faciliteren en coachen van medewerkers bij het bereiken van hun individuele- en teamdoelstellingen. P&O ondersteunt teamleiders bij de ontwikkelbehoefte van het team / de medewerkers. Denk hierbij aan het concretiseren van de dienstverlenende principes, integraal adviseren en teamontwikkeling.
Communicatie
Communicatie sluit steeds nauw aan bij projecten, ontwikkeling van beleid en de uitvoering en adviseert hierbij over alle communicatieve aspecten van informatievoorziening tot en met participatie van inwoners. Communicatie heeft hierbij de inwoner steeds in het vizier. Ook in 2020 sluit communicatie goed aan bij de verdere digitalisering van de dienstverlening en de communicatie hierover naar interne en externe gebruikers. Nog meer dan voorheen worden hierbij social media ingezet.
Verder werkt communicatie - samen met de collega’s - aan heldere, begrijpelijke communicatie naar inwoners, bedrijven en instellingen en het helder en begrijpelijk houden ervan. Dit is bijvoorbeeld te merken aan het zogenaamde B1 taalgebruik op de website en het project, waarin brieven en beschikkingen in het sociale domein worden aangepast. Dit traject is in 2019 al gestart. Het streven is in 2020 ook brieven uit andere domeinen aan te passen.
Juridische zaken
In 2020 komt - meer dan voorheen - het accent te liggen op de juridische kwaliteit. We starten met de inventarisatie van de bestaande verordeningen en aanverwante regelgeving en checken deze op actualiteit. In 2020 komt ook het nieuwe mandaatbesluit op orde.
In het kader van een betere dienstverlening aan de inwoner wordt er- na akkoord van de gemeenteraad - een externe bezwarencommissie ingesteld. Hiervoor wordt een nieuw werkproces voorbereid, waarbij we ook kijken hoe we bezwaar en beroep juist kunnen voorkomen. We denken hierbij aan het inbedden van de ‘informele aanpak’.
Inkoop
Belangrijk streven vanuit de inkoopfunctie blijft het op peil houden van de professionaliteit van de inkoopprocessen. Hiervoor zijn verschillende hulpmiddelen beschikbaar, zoals het inkooploket op Intranet voor medewerkers en een digitaal inkoopplatform. Door het geven van trainingen, workshops en ondersteuning bij aanbestedingen zal de inkoopprofessionaliteit van onze medewerkers op peil worden gehouden. In onze inkooptrajecten zal nadrukkelijk aandacht worden besteed aan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (duurzaamheid, circulaire economie en Social Return on Investment (SROI). In 2020 wordt het nieuwe werkproces ‘van inkoop tot factuur’ afgerond.
Vastgoed
In het najaar van 2019 is gestart met het opstellen van de visie op gemeentelijk vastgoed. Op basis van deze vastgestelde visie wordt het Meerjaren Onderhouds Programma (MJOP) vastgesteld, waardoor er een goede koppeling ontstaat tussen visie, gemaakte keuzes voor de afzonderlijke gebouwen en onderhoud. Daarnaast is in 2019 een onderzoek gestart naar de contracten m.b.t. vastgoedbeheer. Het doel hiervan is het maken van een efficiencyslag. Ook bekijken we hoe één en ander opnieuw in de begroting moet worden opgebouwd en hoe we de taken en rollen van het gemeentelijk vastgoed(beheer) moeten beleggen. We gaan ervan uit dat deze verbeterslag leidt tot een transparant, verantwoord en toekomstbestendig vastgoedbeheer. We verwachten deze verbeterslag in het eerste kwartaal van 2020 af te ronden.
Kerngegevens
Op grond van het BBV en de Financiële verordening 2017 nemen wij een aantal kerngegevens op in deze paragraaf:
Personeel:
In begrotingsjaar 2020 bedraagt de omvang van het aantal vast formatieplaatsen 90,06 FTE. De loonsom voor het ambtelijk apparaat (exclusief gemeenteraad, college van B&W en de griffie) bedraagt €7.091.000
Inhuur derden:
Het streven is voor maximaal 15% van de loonsom in te huren. We merken jaarlijks, ondanks de strakke sturing erop, dat er een toenemende druk is op het percentage inhuur. Oorzaken hiervan zijn de toename van complexe vraagstukken, die ook op onze gemeente afkomen en die steeds vaker vragen om de inhuur van specialistische kennis. Ook worden wij geconfronteerd met schaarste in bepaalde segmenten op de arbeidsmarkt waardoor bepaalde vacatures niet zomaar te vervullen zijn.
Huisvestingskosten:
De netto kosten voor de huisvesting van het ambtelijk apparaat bedragen €590.000. Het gaat hierbij om de gebouwen Stadhuis, de Stadswerf en de Linie 4 die (gedeeltelijk) in gebruik zijn voor de ambtelijke dienst.
Automatiseringskosten:
De structurele kosten voor automatisering bedragen €1.022.000. Het gaat dan om de dienstverleningsovereenkomst met Doetinchem, software, licenties, verstrekking van devices en onderhoud. Voor het programma Digitaal Werken en Dienstverlenen heeft de gemeenteraad eerder kredieten beschikbaar gesteld. De druk op het automatiseringsbudget neemt toe. In toenemende mate worden er werkprocessen gedigitaliseerd, zijn er koppelingen nodig om gegevens uit te wisselen met andere organisaties, is er vraag naar de digitalisering van dienstverlening en zijn aanpassingen in de digitale informatievoorziening en infrastructuur nodig. Ook is er sprake van toegenomen eisen aan digitale veiligheid. Door slim en efficiënt om te gaan met het huidige budget, is de verwachting dat dit budget in 2020 in elk geval nog toereikend is.
Gemeenteraad en raadscommissies, griffie, rekenkamer en de externe accountant:
De jaarlijkse kosten die zijn opgenomen in deze programmabegroting zijn onderstaand weergegeven.
- Gemeenteraad- en raadscommissies: €240.000
- Griffie: €85.000
- Rekenkamer: €7.000
- Accountant: €41.000