Doesburg en haar bedrijfsvoering
In 2021 hebben we vanuit bedrijfsvoering, zo goed en zo kwaad als het kon in coronatijden, gewerkt aan het verder op orde krijgen van de basis om de uitvoering van de primaire processen zo goed te ondersteunen en versterken.
Resultaatsturing, planning & control, financiën
In 2021 is verder gewerkt aan het verbeteren van de planning en control cyclus. Het proces is verder gestroomlijnd. In 2020 waren in dit traject al een aantal stappen doorlopen.
Het in 2019 gestarte project ‘grip op het traject’ en ‘van inkoop tot factuur’ is verder vertraagd. De door leveranciers geboden oplossingen voldeden onvoldoende aan de vraag. Begin 2022 starten we in ieder geval met het onderdeel verplichtingenadministratie.
Informatisering & automatisering
In 2021 zijn we verdergegaan met de uitrol van MS365 voor de kantoorautomatisering in onze organisatie. In 2020 was hier versneld een start mee gemaakt. Dit heeft ons erg geholpen om in de Corona-tijd toch gewoon door te kunnen werken en op afstand te kunnen vergaderen. Het gemeentebreed in gebruik nemen van deze online werkomgeving vroeg om een zorgvuldige overstap en scholing van medewerkers. Het gaat hierbij om een andere manier van organiseren van je dagelijkse werk en hoe om te gaan met digitale documenten. Deze overstap is projectmatig begeleid en uitgerold. MS365 is een product dat continu in ontwikkeling is en nieuwe mogelijkheden en functionaliteiten aanbiedt. Dit zal ook de komende tijd en aandacht van I&A vragen.
We zijn in 2021 gestart met de vervanging van onze applicaties voor Salarisadministratie en de Belastingen. Reden hiervoor was dat de leverancier de huidige applicaties aan het uitfaseren is en deze niet langer meer onderhoudt. Deze nieuwe (volgende generatie) applicaties worden als een dienst vanuit de Cloud aangeboden. Steeds meer leveranciers zetten deze beweging in en ook in ons vastgestelde informatiebeleid streven we dit na. Op de lange termijn moet dit leiden tot uitfasering van het lokaal georganiseerde technisch beheer van applicaties. Tegelijkertijd leidt dit op korte termijn (door een hybride overgangsfase, waarin we ons de komende jaren zullen bevinden) tot een fikse stijging in de ICT kosten. Ook op de lange termijn zullen de licentiekosten van de online applicaties naar verwachting hoger uitvallen dan de kosten voor de huidige softwarelicenties en de kosten voor het huidige technische beheer bij elkaar.
Het Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg (SALD) heeft laten onderzoeken wat er gedaan moet worden om digitale archiefbescheiden over te kunnen brengen naar een digitaal archief (e-depot). De uitkomst zou in 2021 worden verwerkt in een implementatieplan voor de komende jaren. Dit is helaas vertraagd en wordt nu in Q2 van 2022 opgepakt. In Doesburg zijn we wel verder gegaan met het verminderen van onze papierstromen. We hebben onder andere het zogenaamde Vervangingsbesluit 2021 genomen, dat ertoe leidt dat papieren informatie na digitalisering mag worden vernietigd en we de archiefbescheiden digitaal archiveren
Informatiebeveiliging & privacy
Informatiebeveiliging is tegenwoordig iedere dag een issue als we de berichten in de media volgen.
Voor Doesburg kwam dit in december 2021 ook erg dichtbij in de vorm van een lek in de wereldwijd veel gebruikte Apache Log4J software. In deze situatie ontstond een reële dreiging waarbij ook de gemeente Doesburg, maar ook de privacy van en dienstverlening aan onze inwoner flink getroffen hadden kunnen worden. Samen met onze ICT-serviceorganisatie, de nationale Informatiebeveiligingsdienst (IBD), externe deskundigen en onze eigen medewerkers, is er hard aan gewerkt om onze systemen te analyseren, waar nodig van updates te voorzien en veilig te houden.
In deze situatie hebben we versneld een externe partner ingezet, die in staat is om 24/7 onze ICT-omgeving te scannen op digitale bedreigingen en verdachte activiteiten.
Een dreiging als Log4J versterkt de noodzaak om voor onze kritische processen, zoals uitbetalingen van uitkeringen en het verstrekken van paspoorten, de continuïteit goed te borgen. Wat moeten we doen als onze digitale systemen niet werken als gevolg van bijvoorbeeld een cyberaanval? In 2021 zijn we gestart met een onderzoeksopzet ‘kritische bedrijfsprocessen’. In 2022 ronden we dit af met aanbevelingen aan de organisatie.
In 2021 hebben we regelmatig intern aandacht besteed aan onderwerpen die met informatieveiligheid en privacy te maken hebben. Zo zijn er acties geweest in de vorm van het versturen van ‘nep’ phishing mails om te kijken hoe medewerkers hierop reageerden. De resultaten van deze acties zijn besproken in de organisatie en opgevolgd met een gerichte training voor de medewerkers. We zullen de komende jaren zeker doorgaan met dergelijke acties op het gebied van informatieveiligheid.
Dit jaar werden er in onze organisatie 7 veiligheidsincidenten en 11 datalekken geregistreerd. De aard van de datalekken was niet ernstig en hoefden niet te worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De datalekken en incidenten zijn, waar nodig, opgevolgd door bewustwordingsacties of procesaanpassingen.
Communicatie & participatie
In 2021 is bij alle (nieuwe) projecten aandacht geweest voor inwonerparticipatie, bijvoorbeeld bij Naar Buiten in Beinum, de start van centrumplan Beinum, de Vitale Binnenstad, en Duurzaamheid. Er waren inwoners of betrokken partners die zitting namen in de projectgroep of werkgroep of er werd op een andere manier gekeken naar hoe inwoners het beste betrokken konden worden.
Er was nog veel communicatie nodig voor de coronamaatregelen in het afgelopen jaar. In 2022 zal er meer aandacht komen voor strategische communicatie bij projecten.
Personeel & Organisatie
Na de besluitvorming over de Toekomstvisie van Doesburg is er een onderzoek gedaan naar de kwetsbaarheid van de ambtelijke organisatie. Deze wordt veelal veroorzaakt doordat veel medewerkers een éénpitter functie vervullen en veel soorten ballen tegelijk in de lucht houden. Dit is inherent aan een kleine organisatie. De rollen en taken van de gemeente zijn echter steeds veelomvattender en complexer geworden en vragen steeds meer van onze medewerkers. In 2022 gaan we daarom verder onderzoeken hoe onze organisatie solide en wendbaar kunnen inrichten passend bij de gewenste bestuurlijke zelfstandigheid en de opgaven vanuit Toekomstvisie. Ook onderzoeken we hoe we onze kwetsbaarheid kunnen reduceren door op zoek te gaan naar samenwerkingspartner volgens het gastheermodel in de Groene Metropool regio.
Integriteit
Jaarlijks ontvangt de gemeentesecretaris van de externe vertrouwenspersonen een jaarverslag Integriteit en dit deelt dit met de Portefeuillehouder P&O.
In ons Personeelshandboek en onze gedragscode geven we aan hoe we verwachten dat bestuurders en medewerkers zich gedragen. Het zijn slechts hulpmiddelen. Integriteit is een kwestie van bewustwording, mentaliteit en de juiste houding. Daarom is ook in 2020 in de leerlijn voor nieuwe medewerkers (de digitale onboarding) een basistraining opgenomen over dit thema. In deze training leert een medewerker alles over ambtelijke integriteit en hoe je dat in de praktijk brengt. Dit met als doel het integriteitsbewustzijn te bevorderen. Want integer handelen moet de basishouding zijn van iedere medewerker. Integriteit is een belangrijk onderwerp in onze gemeente. Onze medewerkers dienen op de hoogte zijn van de manier waarop we in Doesburg om gaan met integriteit. Integriteit gaat over houding en gedrag. Leren, innoveren en samenwerken staan centraal in ons werken. Ook op het gebied van integriteit zijn deze waarden belangrijk. De relatie met onze inwoners, ondernemers en gasten is gebaseerd op vertrouwen en dit moeten wij verdienen. Dit doen wij onder andere door het goede gesprek met elkaar aan te gaan. Voor zittende medewerkers maakt dit thema deel uit van de gesprekscyclus.
Juridische Zaken
In 2021 is het juridisch kwaliteitsplan afgerond. Door tijdelijke onderbezetting kunnen we dit pas in 2022 ten uitvoer gaan brengen.
Inkoop
In 2021 lag het accent op het vroegtijdig betrekken van inkoopadvies in trajecten. Dit is in ruime mate gebeurd.
Vastgoed
In 2021 is gestart met het uitwerken van de zogenaamde lijn 1 (huisvesting dienstverlening en ambtelijk apparaat). In 2022 volgt de besluitvorming over deze uitwerking en vervolgens het meerjarenonderhoudsplan (MJOP).
We zijn doorgegaan met het op orde brengen van het vastgoedbeheer en de vastgoedadministratie. Ook hebben we gewerkt aan de uitbesteding van het professionele vastgoedbeheer. Vanaf maart 2022 zal het beheer van ons gemeentelijke vastgoed worden verzorgd door een externe partij die zijn taken en rollen uiteraard in nauw overleg met ons en onze huurders gaat uitvoeren. Hiervoor is in 2021 een inkooptraject doorlopen.