De gemeente Doesburg is voortdurend bezig om haar organisatie en de bedrijfsvoering te versterken om samen met de collega’s nog betere resultaten te boeken voor de stad, zijn inwoners, bedrijven en instellingen. We weten wat er binnen en buiten de organisatie speelt. We adviseren, ondersteunen en werken integraal samen met onze collega’s en hun opgaven voor Doesburg. Ook zoeken we steeds actiever de samenwerking op met collega’s in de regio omdat we niet alles alleen kunnen oplossen. We werken vanuit het gedachtengoed van de Doesburgse dienstverleningsprincipes
Om dit waar te kunnen maken, richt Bedrijfsvoering zich op drie hoofdthema’s: de doorontwikkeling van de organisatiecultuur, beheer en processen op orde en de versterking van het integraal adviseren.
Financiën, planning en control
In 2021 zijn we gestart met het optimaliseren van de P&C cyclus. Hier gaan we in 2022 mee verder. Ook werken we mee aan een nieuwe begroting op basis van de vastgestelde toekomstvisie.
We zetten in 2022 opnieuw stappen in het verbeteren van ons financiële beheer. De verplichtingenadministratie wordt in gebruik genomen. De voorbereiding hiervan vond in 2021 plaats. We nemen onze financiële vakapplicatie steeds verder in gebruik waardoor de kwaliteit van de financiële administratie toeneemt.
In 2022 zal vanuit financieel advies proactief worden meegedacht en gewerkt aan invulling van de budget verruimende maatregelen.
In onze teamontwikkeling focussen we op het versterken van de adviesfunctie. In de voorgaande coronajaren was het lastiger dit gezamenlijk op te pakken.
Informatisering & automatisering
Informatieveiligheid komt in 2022 als topprioriteit op de agenda te staan, omdat er inmiddels regelmatig pogingen worden gedaan om misbruik van onze systemen en onze informatie te maken.
Veiligheid was natuurlijk al langer een belangrijk onderwerp voor ons als gemeente. Maar we proberen er nu, samen met onze ICT samenwerking (ICT- SAMEN) alles aan doen, binnen de financiële ruimte die we hebben, om te voorkomen dat we het slachtoffer worden van een cybercrisis. We moeten voorkomen om in een situatie terecht te komen zoals regelmatig de media worden gemeld. Denk hierbij aan de crisis bij de gemeente Hof van Twente en de Universiteit van Maastricht. Zo’n situatie heeft een zeer grote impact op de uitvoering van het werk en het imago van de gemeente. Daarnaast resulteert het in zeer hoge herstelkosten.
We hebben inmiddels de nodige maatregelen genomen voor de beveiliging van onze systemen en informatie. Bijvoorbeeld het werken met 2 factor beveiligde toegang en controles op wie tot welke informatie toegang heeft, het veiligstellen van back-up gegevens en het werken met beveiligde mail. Ook hebben we al onze werkapparaten (laptops en telefoons) centraal in beheer genomen. Dat draagt behoorlijk bij aan de veiligheid van de informatie.
Andere zaken die we vanaf 2022 oppakken en bijdragen aan de veiligheid, zijn het regelmatig oefenen met veiligheidsincidenten, het continu monitoren van verdachte activiteiten op onze ICT-infrastructuur met behulp van speciale software en het centraal vastleggen van alle belangrijke ICT-gegevens in een architectuurtool. Ook willen we een bedrijfscontinuïteitsplan opstellen voor de meeste kritische bedrijfsprocessen. Tenslotte blijven we activiteiten uitvoeren om het veiligheidsbewustzijn op het gebied van informatie en automatisering te vergroten. De verwachting is dat de kosten I&A en veiligheid vanuit de ICT- SAMEN in de komende jaren zullen toenemen.
Voor veiligheidszaken die buiten de ICT- SAMEN vallen, stellen we, waar nodig, een apart investeringsplan op.
We stellen ook een apart plan op voor de aansluiting op een e-depot, de digitale bewaarplaats van informatie die noodzakelijk is om onze informatie blijvend en goed toegankelijk te houden voor anderen.
De landelijke ontwikkelingen op het ICT - terrein en de uitvoering van de speerpunten van het I&A-beleid, vragen de komende jaren om veel technische aanpassingen in de infrastructuur en kantoorautomatisering. Op het ICT- terrein werken we nauw samen in de regio (ICT - SAMEN). We proberen zoveel mogelijk aanpassingen gezamenlijk op te pakken en waar mogelijk gebruik te maken van dezelfde applicaties. Met ICT- SAMEN schaffen we bovengenoemde architectuurtool aan om het ICT landschap goed in beeld te kunnen brengen en de software voor het monitoren van onze ICT- infrastructuur. Zo werken we samen verder aan de veiligheid en de efficiency van onze systemen en gegevens die daarin gebruikt worden.
Personeel & organisatie
Onze organisatie blijft in ontwikkeling. De afgelopen periode heeft de focus vooral op de doorontwikkeling van onze teams en medewerkers gelegen. De vraag: ‘Hoe helpen we de inwoner én elkaar verder’ heeft centraal gestaan. Samen met alle medewerkers zijn we gekomen tot een inspirerend ‘medewerkerskompas’. Een kompas waarin we geformuleerd hebben wat medewerkers van elkaar en van de organisatie verwachten in hun werk voor onze stad en zijn inwoners en in hun eigen ontwikkeling. Dit medewerkerskompas ligt er nu en verankeren we in het duurzame gesprek (de gesprekscyclus). Dit geeft richting. Hoe je het verder invult, heeft in de komende periode de aandacht. Hiermee willen we ook de aantrekkelijkheid van Doesburg als werkgever vergroten. Een werkgever waar (jonge) talenten de kans hebben zich te blijven ontplooien en willen gaan voor onze stad.
In lijn met de Toekomstvisie willen we focus aanbrengen in onze regionale samenwerking. Doel hiervan is het verminderen van onze kwetsbaarheid in de uitvoering van ons werk en het werk zodanig organiseren dat we kwaliteiten bundelen en het zo efficiënt mogelijk uitvoeren.
Communicatie
Communicatie sluit steeds nauw aan bij alle belangrijke projecten, ontwikkeling van beleid en de uitvoering. Communicatie sluit ook aan bij de uitwerking van gemeente brede projecten zoals het verder uitwerken van de Toekomstvisie. Het team adviseert hierbij over alle communicatieve aspecten van informatievoorziening tot en met participatie van inwoners. De communicatieadviseurs zijn in te zetten als sparringpartner voor de beleidsmedewerkers en houden hierbij de inwoner steeds in het vizier. Communicatie adviseert over de juiste wijze van benadering van de inwoner en ondersteunt waar mogelijk in de uitvoering. We zetten in 2022 in op het beter inzetten van multimedia.
Juridische Zaken
Naast de reguliere werkzaamheden van advisering, ondersteuning en de be- /afhandeling van bezwaar en beroep, leggen we in 2022 het accent op de uitvoering het in 2021 vastgestelde juridische kwaliteitsplan. We geven workshops en trainingen/digitale leerlijnen aan medewerkers over de juridische basiskennis. Ook gaan we met hen in gesprek over het zoeken naar de balans en oordeelsvorming in het dagelijkse werk tussen wetgeving en regels, maatwerk en dienstverlening aan onze inwoners. Inwoners vragen dit immers meer en meer van de overheid.
We onderzoeken de mogelijkheden van de informele aanpak bij mogelijke bezwaarschriften en geven de mogelijkheden aan voor Doesburg. Door het vroegtijdig persoonlijk benaderen van inwoners of ondernemers die het niet eens zijn met besluiten, proberen we escalatie te voorkomen met behoud van de relatie.
Inkoop
Belangrijk streven binnen de gemeente blijft het rechtmatig en doelmatig aanbesteden en inkopen. Dit doen we door begeleiding en advisering bij inkooptrajecten en het verder grip krijgen op en het optimaliseren van ons inkoopproces en contractbeheer. De inkoopprofessionaliteit houden we op orde door het geven van (digitale) trainingen.
Gemeentelijk Vastgoed
In 2022 werken we aan het uitvoeringsplan Vastgoed lijn 1 (Huis van de Stad, huisvesting dienstverlening en ambtelijk apparaat) en lijn 2 (huisvesting verenigingen). Deze plannen zijn gemaakt op basis van de eerder vastgestelde strategische koers vastgoed. We werken verder aan het optimaal en multifunctioneel gebruik van onze gebouwen en maken goede huurafspraken met de gebruikers conform het huurprijsbeleid.
In 2022 gaan we het professionele vastgoed beheer structureel organiseren.We zoeken hiervoor een geschikte samenwerkingspartner die ook zijn bijdrage levert aan de uitvoering van de zaken die voortvloeien uit de hierboven genoemde lijn 1 en lijn 2.
Gegevens
Personeel
In 2022 bedraagt de omvang van het aantal fte 93,44. De loonsom voor het ambtelijk apparaat bedraagt € 7.376.827. Ondanks de lichte daling van de formatie (2021: 94,18 fte) stijgt de loonsom ten opzichte van 2021. Dit komt omdat de premies ABP en de werkhervattingskas stijgen.
Inhuur derden
Het streven is voor maximaal 15% van de loonsom in te huren. We merken jaarlijks, ondanks de strakke sturing erop, dat er een toenemende druk is op het percentage inhuur. Oorzaken hiervan zijn de toename van complexe vraagstukken die op onze gemeente afkomen en steeds vaker vragen om de inhuur van specialistische kennis. Ook worden wij flink geconfronteerd met schaarste op de arbeidsmarkt waardoor bepaalde vacatures erg lastig of niet te vervullen zijn.
Kosten automatisering
De jaarlijkse kosten voor automatisering bedragen € 1.123.483 . Dit betreft de dienstverleningsovereenkomst met Doetinchem, software, licensies, verstrekking van devices en onderhoud. Vanaf 2022 zijn de kosten gestegen vooral door toegenomen kosten voor veiligheid en meer inzet van personeel, die noodzakelijk is gebleken.
In 2022 kijken we opnieuw kritisch naar het ICT budget in combinatie met de ontwikkelingen die eraan komen en werken we aan een meerjarenraming waarin onder andere de ontwikkelingen van het e-depot en de extra activiteiten voor veiligheid zijn opgenomen.
Huisvestingskosten
De netto kosten voor de huisvesting van het ambtelijk apparaat bedragen € 572.557. Het gaat hierbij om de gebouwen Stadhuis, de Stadswerf en de Linie 4.
Budgetten raad, griffie, rekenkamer en accountant
De jaarlijkse kosten voor de diverse onderdelen bedragen:
• Raad- en raadscommissies : € 256.455
• Griffie : € 98.583
• Rekenkamer : € 6.600
• Accountant : € 55.661